No ERP de terceira geração da CIS-ERP todas as NFes ficam armazenadas em um Data Base pelo período requerido pela Receita Federal sendo disponibilizado, com transparência e de forma rápida, aos auditores, à contabilidade e para o fiscal em caso de solicitação (conforme estipula o artigo 202 do Regulamento do ICMS/SP, aprovado pelo Decreto nº 45.490/2000). Este Data Base também facilita a integração das NFe's ao SPED fiscal através de ambiente exclusivo dedicado à contabilidade.

 

Cópias de segurança podem ser feitas através da CIS-ERP ou mesmo pela empresa de forma a garantir o cumprimento do parágrafo único do art. 30 da Portaria CAT 162/2008. Obs.: É importante frisar que segundo a legislação em vigor, não haverá disponibilização das informações por parte da receita federal, pois assim como a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Os recursos necessários à guarda dos documentos digitais, incluindo back-up, têm custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo bem como as informações complementares.